Жизнь взрослого человека подразумевает много вызовов. Вылетая из родительского гнезда, не все ощущают себя достаточно уверенными и готовыми к самостоятельной жизни. Задачи, которые стоят перед каждым следующим поколением далеко не уникальны: найти себя в профессии (желательно с достойным заработком), создать семью, реализоваться как личность, раскрыть в себе творческий потенциал и т.д. Но, тем не менее, решение этих схожих для многих людей задач формирует фундамент, необходимый для дальнейшего развития человека. И часто, чтобы найти ответы, как правильно поступать в жизни, человеку приходиться идти методом проб и ошибок. Вопрос о том, как действовать правильно в разных ситуациях, родился не сегодня: ему много сотен, а то и тысяч лет. Люди находили ответы, получали опыт в традициях и формировали разные философии взглядов. Одну из них теорий (правильнее будет сказать, стратегию подхода к повседневной жизни) мы рассмотрим сегодня.
***
Кайдзен — слово, прочно вошедшее во многие сферы нашей жизни. Понятие состоит из двух слов: “кай” (изменение) и “дзен” (хорошо), что означает непрерывное улучшение. Свою известность в мире этот принцип приобрел после того, как стал основой менеджмента в промышленном производстве в Японии в 1950-ых. Основоположником современного представления об этой философии управления стал концерн Toyota, затем этот подход стали внедрять многие компании по всему миру. И вот, спустя время, понятие Кайдзен появилось в повседневной жизни людей.
Как это произошло, и что особенного в Кайдзен?
Если говорить о бизнесе, то основная концепция философии кайдзен — непрерывное совершенствование, которое может быть достигнуто через рост удовлетворенности потребителей: именно на это направлены все продвигаемые ценности и принципы. Однако концепция ориентирована не только на конечный результат, но и на каждый из внутренних процессов. Выделяют несколько элементов системы управления Кайдзен: сплоченная командная работа, личная дисциплина, высокий моральный дух, мозговые штурмы и банк предложений по улучшению.
Три основных принципа системы Кайдзен — организация рабочего места, устранение неоправданных потерь и стандартизация. Что включают эти принципы в менеджменте, и могут ли они применяться в повседневной жизни человека?
Например, принцип бережливого производства призывает устранять потери (любые процессы, которые расходуют ресурсы впустую), а оставшиеся ресурсы направлять на создание ценностей. Система Кайдзен выделяет несколько видов потерь на производстве (дефекты, перепроизводство, ожидание, транспортировка, несоразмерные запасы, излишние движения и неиспользуемый талант). Стремление минимизировать потери там, где это возможно, делает процесс эффективнее и повышает ценность результата.
Такую градацию вполне можно применить к любой офисной компании. Как много времени тратится на согласование идей и предложений, на создание лишней документации, на переделывание работы из-за нечеткой постановки задач? Как налажена система хранения документов, сколько времени тратится на поиск нужной информации, и все ли необходимое находится под рукой сотрудника? Сколько времени он тратит в день на то, чтобы пройтись к принтеру в соседний кабинет, и оправдана ли эта “экономия”?
Подобные вопросы можно задать любому человеку касательно его жизни. Задумайтесь, нет ли в вашей жизни таких затрат, которых можно избежать? Как много может освободиться сил и ресурсов, если детально рассмотреть свои постоянные действия, и сделать их более удобными и “компактными” во временном аспекте?
* * *
Еще один принцип, стандартизация рабочего процесса, говорит о том, что все изменения должны быть измеримыми и воспроизводимыми. Совет прост: изучайте язык данных и фактов. Используйте цифры, когда ставите себе цели и задачи и оцениваете результаты. Это позволяет без эмоций смотреть на то, чего удалось достигнуть, а также продумывать стратегию и тактику в жизни.
Организация рабочего пространства состоит из пяти основных пунктов (этот принцип еще называют 5S): сортировка, систематизация, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование.
Простые и эффективные правила 5S можно применить к любому делу: распорядку рабочего дня, личному проекту или образу жизни в целом.
- Сортировка. Отделяйте важное от второстепенного. Сосредоточьтесь на первом, а от второго откажитесь совсем или на время. Это касается любых идей, задач или планов. Здраво оценивать свои силы и расставлять приоритеты — полезный навык, который помогает концентрироваться на том, что действительно важно.
- Порядок. Масааки Имаи, автор книг по методике Кайдзен, определяет этот принцип так: «Упорядочить важные вещи так, чтобы ими было легко пользоваться». Подобно тому, как мы раскладываем вещи на рабочем столе, можно расположить задачи на день или неделю в соответствии с их приоритетом.
В качестве эффективного способа систематизации можно использовать метод канбан. Вам понадобится доска (лист бумаги) и карточки. Разделите доску на три столбца: «Нужно сделать», «В процессе» и «Завершено». В первой колонке рассортируйте задачи по приоритетности (от первостепенных к менее важным) и перемещайте карточки (это могут быть обычные цветные стикеры) из одной колонки в другую по мере решения задач. Этот способ делает процесс наглядным и позволяет в любой момент взглянуть на ситуацию со стороны, а также приносит эмоциональное удовлетворение при перемещении карточек.
Есть даже специальные приложения для гаджетов, которые обеспечивают вас виртуальными досками и карточками для эффективного планирования личных дел.
- Чистота. Опрятное и чистое рабочее место свидетельствует о том, что все проверено, а значит, не возникнет неожиданных неполадок. То же относится к делам и планам. Выражение «привести мысли в порядок» существует неспроста. Йога, медитация, пробежка, прогулки на природе, спокойная музыка, несколько минут уединения и тишины, чтение книг, просмотр сериалов — пользуйтесь любыми методами, которые помогают мыслить спокойно и ясно.
- Систематизация. Предположим, вы собираетесь освоить новую профессию или начать заниматься спортом. Разбейте большую задачу на небольшие, легко выполнимые дела и сделайте их частью повседневной рутины. Каждый маленький шаг будет приближать к большой цели. Следуя методике кайдзен, вы быстро заметите устойчивый прогресс, который принесет ощутимые результаты в долгосрочной перспективе.
- Дисциплина. В системе 5S стандартизация подразумевает самодисциплину и неуклонное следование избранному пути.
* * *
Кайдзен призывает не останавливаться на достигнутом: совершенствование — процесс цикличный. Схематично это выглядит так:
«План > Реализация > Проверка > Пересмотр».
- Планируйте свои улучшения, включая постановку целей.
- Вводите в действие меры, необходимые для улучшения.
- Измерьте улучшение относительно вашего базового уровня.
- Отрегулируйте или настройте свои изменения.
Прохождения каждого шага представляет собой непрерывное улучшение. Когда вы снова приходите на свой базовый этап, вы принимаете во внимание предыдущие разработки и планируете следующие.
Как же начать жить по принципам Кайдзен?
Суть философии Кайдзен кроется в самом определении названия: улучшения основаны на небольших изменениях. Вместо того, чтобы ждать, пока произойдет крупное событие, которое изменит жизнь, Кайдзен советует идти малыми, но уверенными шагами. Это повышает скорость совершенствования и снижает давление, связанное с осуществлением серьезных изменений. Небольшие шаги не так затратны и поэтому менее рискованны. Их проще “внедрить” в психику человека.
В Японии существует практика самокритики, и называется она «Hansei». Это означает, что вы должны взять на себя ответственность и найти место для улучшения, даже если всё идет по плану. Такой подход помогает человеку выйти из зоны комфорта. Принятие собственных успехов говорит вам о том, где вы эффективны, но именно мысль “а ведь это могло бы быть лучше” даст мотивацию постоянно совершенствоваться и покорять новые вершины.
* * *
Кайдзен-философия нашла применение в Японии в послевоенные годы, когда на производствах были необходимы идеально настроенные процессы. Это позволяло развиваться с колоссальной скоростью и неизменной стабильностью.
В настоящее время Кайдзен широко используется во всем мире: создаются институты, печатаются книги, тратится много денег на совершенствование подхода. Так почему бы не взять этот качественный инструмент для улучшения и оптимизации, освоить его и значительно облегчить свою повседневную жизнь и ее задачи?
Удачи вам!
Автор: Мария Белослюдова, редакция ДС
